8 złotych zasad efektywnych wideokonferencji, które Twoja firma powinna wdrożyć, jeśli nie chce więcej marnować czasu swoich pracowników
Czy wiesz, że według raportu “Czy Polacy ziewają w pracy” zrealizowanego przez firmę Sodexo Benefits and Rewards Services aż 67 proc. spotkań kończy się porażką?
Winę za to ponosi pewnie fakt, że 92 proc. uczestników spotkań w ich trakcie zajmuje się czym innym – 69 proc. sprawdza i pisze e-maile, a 49 proc. wykonuje zadania zupełnie niezwiązane z tematem spotkania.
Jednak głównym winowajcą marnotrawionego czasu są bardzo często organizatorzy spotkań. Nie dbając o podstawowe elementy udanej, efektywnej wideokonferencji, zapychają kalendarze swoich współpracowników niepotrzebnymi zebraniami. To prowadzi do sytuacji, w której przełączamy się ze spotkania na spotkanie, nie mając tak naprawdę czasu na pracę.
Jak do tego nie dopuścić? Poznaj 8 złotych zasad efektywnej wideokonferencji, które pozwolą Ci zatroszczyć się o to, by każde spotkanie online w Twojej firmie przybliżało Twój zespół do konkretnego celu.
8 zasad efektywnej wideokonferencji
Jasno określony cel
Zanim zaplanujesz spotkanie, zadaj sobie pytanie o jego pożądany rezultat. Zastanów się, czy osiągnięcie go naprawdę wymaga angażowania na godzinę czasu X ludzi – być może szybciej i efektywniej byłoby daną sprawę przedyskutować asynchronicznie, na wykorzystywanym w Waszej firmie komunikatorze?
Jeśli nie, w porządku. Zatroszcz się tylko o to, by jasno zakomunikować wszystkim uczestnikom, czego od nich oczekujesz i jakim efektem chcesz zakończyć spotkanie. W ten sposób sprawisz, że wszyscy będziecie “grać do jednej bramki”.
Przemyślana agenda
Jeśli znasz już cel, który masz nadzieję osiągnąć dzięki organizacji spotkania, zastanów się nad najbardziej optymalną drogą, która Cię do niego zaprowadzi. To pozwoli Ci zaplanować najważniejsze etapy, dzięki czemu na samym spotkaniu, zamiast błądzić i pozwalać sobie na niepotrzebne dygresje, skupisz się na najistotniejszych kwestiach.
Dobrą praktyką jest również wcześniejsze zakomunikowanie agendy spotkania wszystkim uczestnikom. To pozwoli im na lepsze przygotowanie.
Przygotowanie merytoryczne
Planując spotkanie, warto zgromadzić jak najwięcej danych, których będziesz potrzebować w jego trakcie. Nie zawsze musisz zbierać je w formie imponującej prezentacji w PowerPoint (jej przygotowanie też zajmuje czas), jednak warto mieć je “pod ręką”, by nie tracić czasu innych uczestników spotkania na próbę ich znalezienia.
Podobnie ma się sytuacja w stosunku do pozostałych osób zaproszonych na spotkanie – jeśli oczekujesz od nich przygotowania czegoś wcześniej, zakomunikuj im to.
Ustalone ramy czasowe
Opracowane w latach 50. tzw. “prawo Parkinsona” mówi, że “praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie”. Ze spotkaniami jest dokładnie tak samo. Dlatego zastanów się, czy faktycznie potrzebujesz aż 60 minut na przedyskutowanie określonego zagadnienia – może w rzeczywistości wystarczy Ci 20 minut?
Próbuj optymalizować czas trwania spotkań, by nie stwarzać przestrzeni na sztuczne ich przedłużanie. A kiedy już zakomunikujesz ramy czasowe, pilnuj ich, “ucinając” wszystkie wątki poboczne, które nie zbliżają Was do zdefiniowanego celu konferencji.
Tylko naprawdę niezbędne osoby
W książce “Everything Store” czytamy, że Jeff Bezos nigdy nie organizuje spotkania, na którym dwie pizze nie mogłyby wyżywić całej grupy. Jak wynika z biografii Steve’a Jobsa autorstwa Isaacsona, także bohater tej książki stosował regułę minimalistycznych zebrań. Do tego stopnia, że odmówił spotkania w Białym Domu, bo lista gości była dla niego zdecydowanie za długa.
Bierz przykład z tych gigantów przedsiębiorczości także na etapie sporządzania listy zaproszonych na Twoje spotkanie. Ograniczaj ją tylko do tych, którzy naprawdę powinni zabrać głos w Twojej sprawie. W przypadku pozostałych możesz śmiało ograniczyć się do podsumowania podesłanego mailem.
Podsumowanie
Przedłużone spotkania to problem, jednak zdecydowanie większym kłopotem są spotkania, z których… zupełnie nic nie wynika. A o to wcale nietrudno, jeśli nie zatroszczymy się o spisanie wniosków, podsumowań i czytelnego Call To Action.
Dlatego w trakcie spotkania notuj wszystkie podjęte decyzje (najlepiej ze wskazaniem, kto i w jakim terminie jest odpowiedzialny za wdrożenie określonej rzeczy w życie) albo wyznacz do tego konkretną osobę.
Pamiętaj, by udostępnić podsumowanie wszystkim uczestnikom spotkania (oraz innym zainteresowanym osobom).
Niezawodna platforma
Trudno skupić się na pracy, jeśli dociera do nas co drugie słowo rozmówcy, połowę uczestników zebrania co chwilę “wyrzuca” z pokoju konferencyjnego, a na domiar złego podstawowe funkcjonalności platformy w ogóle nie działają.
Dlatego wybierając narzędzie do wideokonferencji, postaw na sprawdzonego partnera. Koniecznie sprawdź, co może zaoferować Ci Confly.pl – polska platforma do efektywnych wideokonferencji.
Znajomość internetowego savoir-vivre’u
Istnieją rzeczy, na które nie ma miejsca w trakcie efektywnych wideokonferencji. Do absolutnych podstaw należą zasady związane m.in. z wyłączaniem mikrofonu w chwili, kiedy nie zabierasz głosu czy nieprzerywanie osobie, która właśnie się wypowiada.
Tego typu zasady warto spisać i omówić na ogólnofirmowym spotkaniu, inaczej każda kolejna wideokonferencja może prowokować powtarzające się, problematyczne zachowania, które niepotrzebnie zabiorą Twój cenny czas.
Spis treści